傳統(tǒng)的文件柜對(duì)于生產(chǎn)力來(lái)說(shuō)其實(shí)是一種損害，它塞滿了合同、供應(yīng)商協(xié)議、入職文件和其他文件。根據(jù)施樂(lè)（Xerox）公司的數(shù)據(jù)，中小企業(yè)在處理文檔管理問(wèn)題上浪費(fèi)了46%的時(shí)間。

本文中，我將解釋如何通過(guò)切換到支持AI的文檔管理系統(tǒng)來(lái)最大限度地提高工作效率。

來(lái)看一個(gè)例子

采購(gòu)公司知道他們有一份文件，但卻找不到;一家律師事務(wù)所手頭有一些文件，但找不到與案件有關(guān)的其他文件。現(xiàn)在，想象一下他們?cè)趯ふ艺_的文檔時(shí)會(huì)遇到的麻煩。很明顯，這表明他們的文檔管理系統(tǒng)效率低下且繁瑣。如果你處在他們的位置，你可以在以下兩件事中選擇一件：

· 繼續(xù)大海撈針，即繼續(xù)在文件堆里找到想要的文件。

· 整合一個(gè)以人工智能為后盾的智能文檔管理系統(tǒng)，幫助他們快速分類和訪問(wèn)任何角落的數(shù)據(jù)。

依我看，你應(yīng)該選擇后者。一個(gè)支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)可以減輕人工的痛苦，簡(jiǎn)化每一步工作流程，使之更好更快。從獲取到存儲(chǔ)和檢索信息，人工智能徹底改變了管理、創(chuàng)建和使用的方式。

本文將闡述支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)是如何在現(xiàn)代工作場(chǎng)所變革的，以及為什么它們是必要的。

1.自動(dòng)分類和處理

人工智能極大地改善了文檔管理世界。它可以讀取文檔內(nèi)容并自動(dòng)分類和處理，而無(wú)需人工干預(yù)。文檔管理軟件中存儲(chǔ)的文檔越多，它就越能理解受眾的交互，也就能更好地對(duì)信息進(jìn)行分類和處理。

2.自動(dòng)化手動(dòng)過(guò)程

大多數(shù)組織都努力存儲(chǔ)、管理信息，并在需要時(shí)進(jìn)行檢索。一個(gè)智能文檔管理軟件可以自動(dòng)完成這項(xiàng)繁重的工作，將節(jié)省的時(shí)間專注于其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作。

假設(shè)你在5個(gè)不同的地方有5份不同的文件——一份合同、一份解雇信、一份申請(qǐng)書(shū)、一份更改通知單和另一份重要的紙質(zhì)文件，你想把它們放在一個(gè)文件里。在手動(dòng)文檔管理場(chǎng)景中，你將需要一些時(shí)間查找每個(gè)文檔并將它們組合到一個(gè)文件中。

這時(shí)就該智能文檔管理軟件來(lái)拯救你了。它數(shù)字化所有的紙質(zhì)文檔，分類，標(biāo)記，并存儲(chǔ)在云端。因此，當(dāng)下次查找特定文檔時(shí)，你可以鍵入標(biāo)記并在幾秒鐘內(nèi)找到它。這也有助于在快速周轉(zhuǎn)時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)的協(xié)作和參與，這項(xiàng)令人頭疼的任務(wù)有著落了。

3.數(shù)據(jù)提取

小企業(yè)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。因此，他們有必要精簡(jiǎn)數(shù)據(jù)并提取重要信息來(lái)執(zhí)行特定任務(wù)。DMS能準(zhǔn)確、快速地提取出新的數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)提取級(jí)別。它使用機(jī)器學(xué)習(xí)、預(yù)測(cè)分析和數(shù)據(jù)可視化來(lái)處理文檔中包含的數(shù)據(jù)。

例如，Google的文檔AI通過(guò)從結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中獲取信息來(lái)降低運(yùn)營(yíng)成本并提高效率。此外，它自動(dòng)化并驗(yàn)證所有數(shù)據(jù)（結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化），以確保文檔的準(zhǔn)確性和一致性。最棒的一點(diǎn)是，由于它將文檔存儲(chǔ)在云端，你可以在任何時(shí)間點(diǎn)檢索它們。

4.激發(fā)商業(yè)智能

假設(shè)你正在招聘一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，每天都會(huì)收到大量的簡(jiǎn)歷，手動(dòng)瀏覽每份簡(jiǎn)歷對(duì)招聘經(jīng)理來(lái)說(shuō)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

由人工智能支持的文檔管理系統(tǒng)可以根據(jù)招聘經(jīng)理輸入的關(guān)鍵字對(duì)簡(jiǎn)歷進(jìn)行分類，這樣他們就能得到想要的確切信息。這也節(jié)省了他們?yōu)g覽每一份簡(jiǎn)歷的時(shí)間，減少包括瀏覽與工作無(wú)關(guān)的簡(jiǎn)歷的麻煩。

5.聚類文檔

對(duì)文檔執(zhí)行編程操作以獲得所需結(jié)果的需求從未如此之大。文檔管理系統(tǒng)根據(jù)不同的主題或?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)來(lái)劃分文檔堆棧。它理解兩個(gè)文檔之間的關(guān)系，得出結(jié)論，并發(fā)現(xiàn)它們之間的相似之處。這使得分類、組織和文檔搜索變得輕而易舉。

聚類文檔能夠幫助律師事務(wù)所、采購(gòu)公司、IT公司和其他文件繁重的服務(wù)提供公司。該軟件將信息分類在不同的集群中，并在需要時(shí)根據(jù)相關(guān)性和相似性提取信息。即使在文檔創(chuàng)建十年甚至更久遠(yuǎn)的時(shí)間之后，它依舊能輕松處理文檔工作。此外，DMS保存更改并跟蹤更改，使你能夠完全控制文檔。

6. 構(gòu)建非聚集型的信息

現(xiàn)代企業(yè)收集的數(shù)據(jù)有80%是非結(jié)構(gòu)化的。大多數(shù)情況下，我們通過(guò)電子郵件、短信、信件和表單進(jìn)行交流，這些都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這就造成了很多混亂和溝通空白，減緩了工作進(jìn)度，對(duì)組織造成了不可挽回的傷害。

文檔管理系統(tǒng)能起到保護(hù)傘的作用，并將所有信息存儲(chǔ)在一個(gè)集中的位置，使你能夠無(wú)憂地使用不同形式的通信。

7.安全存取

我們都知道，如今數(shù)據(jù)是公司最有價(jià)值的資產(chǎn)。因此，如果數(shù)據(jù)發(fā)生任何變化，公司就可能會(huì)遇到麻煩。顯而易見(jiàn)，手動(dòng)管理文檔時(shí)公司更容易發(fā)生數(shù)據(jù)泄露。

智能數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)使你能夠在一個(gè)緊密的環(huán)境中工作，減輕數(shù)據(jù)泄漏和數(shù)據(jù)剽竊問(wèn)題。此外，它還提供了對(duì)文檔進(jìn)行密碼保護(hù)的功能，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。它還檢測(cè)訪問(wèn)私有數(shù)據(jù)的未授權(quán)請(qǐng)求，并拒絕這些請(qǐng)求。

此外，人工智能支持的DMS減少了數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，并防止文檔被放錯(cuò)地方。簡(jiǎn)而言之，我們可以說(shuō)，一個(gè)文檔管理系統(tǒng)可以使你的組織免受各種數(shù)據(jù)安全威脅。

文檔管理系統(tǒng)是當(dāng)今企業(yè)所必需的嗎？

支持人工智能的智能文檔管理系統(tǒng)徹底改變了我們?cè)谵k公室或出差時(shí)的協(xié)作方式，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)直是一種福音。

DMS通過(guò)自動(dòng)化日常任務(wù)，幫助你把時(shí)間花在關(guān)鍵的職責(zé)上，從而幫助你創(chuàng)建一個(gè)智能的工作場(chǎng)所。它通過(guò)在集群中存儲(chǔ)信息來(lái)消除混亂，在需要時(shí)為你提供所需的信息，并保護(hù)你的數(shù)據(jù)。智能DMS能夠全天候?yàn)槟惴?wù)，永不疲憊。
責(zé)編AJX